Persondatapolitik

1.  Indledning

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Ansættelsesadvokater indsamler og behandler oplysninger om dig som medlem og nyhedsbrevsmodtager. Det samme gælder de personer, som vælges ind i og deltager i bestyrelsesarbejdet. Vi har endvidere kort beskrevet, hvilke rettigheder du har overfor os, når vi behandler dine personoplysninger.

Foreningen Ansættelsesadvokater administreres af Danske Advokaters sekretariat, som dermed også håndterer medlemsoplysninger og eventuelle henvendelser sammen med foreningens valgte bestyrelse. Du kan finde kontaktoplysninger både i denne politik samt på foreningens hjemmeside.

2. Den dataansvarlige

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Ansættelsesadvokater (en del af Danske Advokater) som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os.

Ansættelsesadvokater

Sekretariat:
Helene Jensen
Danske Advokater
Vesterbrogade 32,
1620 København V.

E-mail: hej@danskeadvokater.dk

Tlf. nr.: +45 33 43 70 00

3. Indsamling og behandling af personoplysninger

3.1  Behandling af medlemsoplysninger

Når du melder dig ind i foreningen, indsamler vi følgende oplysninger:

• Navn og efternavn
• Titel og arbejdssted (firma/organisation)
• E-mail og tlf. nr.
• Betalingsoplysninger.

Kontaktoplysninger bruges til at udsende nyhedsmails, herunder invitationer til arrangementer eller møder i Ansættelsesadvokater, praktisk information samt anden information om de ydelser og services, som foreningen tilbyder overfor medlemmer. Betalingsoplysningerne benyttes til at afregne kontingent.

Det overordnede formål med behandlingen er således at kunne administrere dit medlemskab af foreningen. Det retlige grundlag for behandlingen af dine oplysninger er dermed som udgangspunkt databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1 litra b.

3.2 Billeder fra arrangementer

Hvis Ansættelsesadvokater er vært ved et arrangement, hvor det er nødvendigt med tilmelding, behandler vi kontaktoplysninger om deltagerne til arrangementet i form af deres navn, hvor de arbejder/titel samt e-mailadresse. Dette gør vi naturligvis for at kunne håndtere tilmeldingen til arrangementet.

Hvis du deltager i et arrangement, skal du være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde tager billeder fra arrangementet og deler dem på vores hjemmeside og/eller sociale medier. Formålet hermed er at brande de afholdte arrangementer samt Ansættelsesadvokater som helhed. Hvis du ikke ønsker at være med på eventuelle billeder, kan du blot oplyse os herom ved starten af et arrangement.

Det retlige grundlag for behandlingen og offentliggørelsen af billederne er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har vurderet, at foreningen har en legitim interesse i at behandle og offentliggøre billederne, og at der ikke er særlige grunde, som taler imod behandlingen. Inden offentliggørelsen gennemgår og udvælger vi altid billederne manuelt.

3.3 Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer

Hvis du vælges ind i bestyrelsen, behandler vi – foruden ovenstående oplysninger – ligeledes et foto af dig, som offentliggøres på foreningens hjemmeside. Formålet hermed er at gøre det muligt for besøgende og medlemmer at se et billede af og dermed sætte ansigt på hele bestyrelsen.  Det retlige grundlag for denne behandling er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har vurderet, at foreningen har en legitim interesse i at offentliggøre billedet, og at der ikke er andre interesser, som vejer imod dette.

3.4 Udsendelse af nyhedsbrev

Grundlaget for vores behandling af oplysninger til brug for udsendelse af nyhedsmails er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f. Vi har valgt at sende nyhedsbreve ud til samtlige medlemmer for at oplyse om foreningens aktiviteter, relevante nyheder og for at give mulighed for, at du som medlem kan tilmelde dig de arrangementer, vi afholder. Vi har derfor vurderet, at både foreningen og det enkelte medlem har en legitim interesse i, at der udsendes nyhedsmails med foreningsrelevant indhold.

4. Videregivelse

Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til tredjemand, som ikke har noget med foreningen eller foreningens virke at gøre.

I forbindelse med arrangementer sender vi dog altid en tilmeldingsliste ud til alle tilmeldte deltagere, således at man kan se, hvilke øvrige medlemmer der deltager i arrangementet. Vi har vurderet, at foreningen har legitim interesse i at dele tilmeldingsoplysningerne, blandt andet fordi medlemmerne også har netværksmæssig gavn heraf. 

Derudover er vi i nogle tilfælde også forpligtede til at oplyse deltagernes kontaktinformation til et arrangementssted, herunder særligt arrangementer med overnatning. I disse tilfælde deler vi således deltageroplysningerne med den/de relevante arrangører, hotel, konferencested og lignende.

Det retlige grundlag for ovennævnte videregivelser er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b og f. 

5. Opbevaringsperiode

Så længe du er medlem af foreningen, behandler vi dine medlemsoplysninger til de ovenfor nævnte formål. Hvis du udtræder af foreningen, bliver du automatisk fjernet som aktivt medlem. Vi gemmer dog al bogføringsmateriale, hvor dine personoplysninger oftest vil indgå, i henhold til bogføringslovens opbevaringskrav, som er løbende regnskabsår med tillæg af 5 år.     

Billeder af bestyrelsesmedlemmer fjernes fra hjemmesiden efter, at medlemmet er udtrådt af bestyrelsen.

Vi opdaterer jævnligt hjemmesiden og i den forbindelse tager vi ligeledes stilling til udskiftning/fjernelse af billeder af medlemmer fra diverse arrangementer, når vi vurderer, at billederne er uaktuelle/forældede.

Oplysninger om arrangementer, herunder deltagerlister, gemmer vi så længe, at vi vurderer, at der er et sagligt formål hermed. Det kan eksempelvis være, at der er tale om et tilbagevende arrangement, hvor vi derfor gerne vil have mulighed for at se tidligere års deltagere og lignende.

6. Dine rettigheder i forhold til personoplysninger

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
• Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
• Du har i nogle tilfælde ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. Du kan klage på Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, eller har du spørgsmål eller kommentarer til denne politik, bedes du rette henvendelse på hej@danskeadvokater.dk